De inwerkingtreding van de Wet Open Overheid (Woo) markeert een fundamentele verschuiving in hoe overheidsorganen omgaan met publieke informatie. Waar de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob) een passief recht op informatie inhield ('nee, tenzij'), vereist de Woo een proactieve en actieve openbaarmaking ('ja, mits').
Voor proces- en beleidsmedewerkers binnen bestuursorganen is het cruciaal deze nieuwe verplichtingen niet alleen te kennen, maar ook structureel te implementeren. Dit artikel biedt een diepgaande uitleg van het wettelijk kader, met speciale aandacht voor de kernartikelen 3.1 en 3.3, en de praktische implicaties voor uw dagelijkse werkzaamheden.
1) Wettelijk Kader
De Woo heeft als doel de overheid transparanter te maken en het democratisch proces te versterken. De wet verschuift de focus van de passieve openbaarmaking (reageren op verzoeken) naar actieve openbaarmaking (proactief publiceren).
Artikel 3.1: De Algemene Plicht tot Actieve Openbaarmaking
Artikel 3.1 van de Woo legt de algemene plicht tot actieve openbaarmaking vast. Dit artikel stelt dat bestuursorganen uit eigen beweging informatie openbaar maken die van belang is voor het goed functioneren van de democratie of die relevant is voor de publieke taak.
De Regel: Informatie die een bestuursorgaan heeft en die betrekking heeft op zijn taak, moet in beginsel openbaar worden gemaakt, tenzij een weigeringsgrond (zoals beschreven in hoofdstuk 5) van toepassing is.
Discretionaire Ruimte: Bij 3.1 heeft het bestuursorgaan enige discretionaire ruimte om te beoordelen of de informatie ‘van belang’ is en wanneer het juiste moment van openbaarmaking is. Het gaat hier om een continue, processuele afweging.
Artikel 3.3: De Verplichte Categorieën (Kroongroepen)
Artikel 3.3 is de meest concrete en dwingende bepaling van de Woo en introduceert de elf wettelijk vastgestelde informatiecategorieën die verplicht en stelselmatig actief openbaar moeten worden gemaakt, ongeacht een specifiek verzoek. Deze categorieën worden ook wel de 'kroongroepen' genoemd.
Voorbeelden van deze verplichte categorieën zijn: wet- en regelgeving, beleidsdocumenten, convenanten, Wob-/Woo-verzoeken en de bijbehorende besluiten, en jaarplannen en -verslagen. Het niet actief openbaar maken van deze documenten is in beginsel een schending van de Woo.
Het Cruciale Verschil:
Waar Artikel 3.1 een algemene, procesmatige plicht creëert op basis van relevantie, stelt Artikel 3.3 elf harde verplichtingen vast ten aanzien van specifieke, vooraf gedefinieerde documentsoorten. Voldoen aan 3.3 is een absolute eis; voldoen aan 3.1 vereist een continue beoordeling van de relevantie van overige informatie.
2) Verantwoordelijkheid Bestuursorganen
Voldoen aan de Woo vereist meer dan alleen het aanwijzen van een Woo-contactpersoon; het vergt een transformatie van de gehele informatiehuishouding. De actieve openbaarmakingsplicht maakt informatiebeheer een integraal onderdeel van elk besluitvormingsproces.
Structurele Informatiehuishouding
Bestuursorganen moeten de overstap maken van reactief archiveren naar proactief documenteren en publiceren. Dit raakt de kern van de bedrijfsvoering:
- Metadata en Vindbaarheid: Informatie moet vindbaar zijn in het register dat de Woo voorschrijft. Dit betekent dat bij de aanmaak van documenten direct heldere metadata moeten worden toegevoegd die de openbaarmaking ondersteunen.
- Integratie in Processen: Beleidsmedewerkers moeten al bij het opstellen van een nieuw beleid of besluit incalculeren op welk moment en in welke vorm de bijbehorende documenten actief openbaar gemaakt moeten worden (Art. 3.3).
- Tijdigheid (Art. 3.1): Bij algemene actieve openbaarmaking is het van belang dat informatie tijdig wordt gepubliceerd, zodat deze nog relevant is voor de publieke opinievorming of controle.
Compliance met de Kroongroepen (Art. 3.3)
Het proces voor de elf kroongroepen moet geborgd zijn:
- Identificatie: Zorg dat de elf categorieën in uw organisatie eenduidig zijn geïdentificeerd. Wat valt exact onder ‘beleidsstukken’ of ‘onderzoeksrapporten’?
- Anonimisering en Redactie: Hoewel de informatie verplicht openbaar moet worden, blijven de uitzonderingsgronden van kracht (bijvoorbeeld de bescherming van persoonsgegevens of staatsveiligheid). Een gestroomlijnd proces voor het lakken van documenten is essentieel.
- Publicatieplatform: Zorg voor een centraal, digitaal toegankelijk publicatiepunt, conform de eisen van de Wet digitale overheid, dat de Woo-categorieën eenvoudig ontsluit.
3) Praktische Voorbeelden
In de praktijk kan het onderscheid tussen de algemene plicht (3.1) en de specifieke plicht (3.3) subtiel maar doorslaggevend zijn voor compliance.
Scenario 1: Artikel 3.3 – Verplichte Documenten
Stel, uw gemeente heeft een nieuw ‘Convenant over de aanleg van glasvezelnetwerken’ afgesloten met drie telecomaanbieders. Dit convenant is een van de wettelijk verplichte kroongroepen uit Artikel 3.3.
- Verplichting: Het bestuursorgaan mag niet wachten op een verzoek. Het convenant moet actief en binnen de gestelde termijn (meestal direct na ondertekening) openbaar worden gemaakt, na toetsing aan de uitzonderingsgronden (bijvoorbeeld bedrijfsvertrouwelijke informatie).
- Gevolg: Indien de gemeente het convenant niet publiceert, handelt zij in strijd met de dwingende bepalingen van Art. 3.3.
Scenario 2: Artikel 3.1 – Algemeen Relevante Informatie
Tijdens de voorbereiding van het glasvezelproject heeft een beleidsmedewerker een reeks interne e-mails en memo's verstuurd waarin de gemeente interne logistieke afwegingen maakt over de planning van de werkzaamheden in verschillende wijken. Deze interne communicatie valt niet onder een van de elf kroongroepen.
- Verplichting: Het bestuursorgaan moet hier de 3.1-toets uitvoeren: is deze informatie van belang voor het functioneren van de democratie of de publieke taak? Ja, de planning heeft directe invloed op burgers.
- Discretionaire Afweging: De gemeente besluit deze interne memo's actief openbaar te maken, omdat ze de transparantie over het besluitvormingsproces verhogen. Echter, als de gemeente oordeelt dat de informatie te veel detail bevat over lopende onderhandelingen met andere partijen, kan publicatie worden uitgesteld of geweigerd (op basis van de uitzonderingsgronden van H5). De plicht is dus algemeen, maar de uitvoering vraagt om een afweging.
Door deze twee artikelen nauwkeurig te scheiden en te borgen in uw werkprocessen, verzekert u niet alleen compliance met de Woo, maar versterkt u ook het vertrouwen in uw bestuursorgaan door te voldoen aan de hogere standaard van actieve transparantie.
OPMS faciliteert uw organisatie om zowel actief als passief openbaar te maken documenten efficient te verwerken en te publiceren op de Generieke Woo-voorziening van de minister van BZK.