Privacyverklaring

<h1>Privacyverklaring</h1>
<p><em>Laatste update: {{laatste_update_datum}}</em></p>
<p>
  Wij zijn {{bedrijfsnaam}}, gevestigd aan {{bedrijfsadres}} en ingeschreven bij de
  Kamer van Koophandel onder nummer {{kvk_nummer}} (hierna "wij", "ons" of
  "{{handelsnaam}}").
</p>
<p>
  Wij bieden een software-oplossing (de "Dienst") die bestuursorganen helpt bij
  actieve en passieve openbaarmaking. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe
  wij omgaan met persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website
  ({{website_url}}) en in het kader van onze zakelijke dienstverlening.
</p>
<p>
  Wij hechten groot belang aan uw privacy en houden ons aan de Algemene
  Verordening Gegevensbescherming (AVG).
</p>
<p>
  <strong>Onze contactgegevens voor privacyzaken:</strong><br />
  {{bedrijfsnaam}}<br />
  T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming (indien van toepassing)<br />
  {{bedrijfsadres}}<br />
  E-mail: {{privacy_email_adres}}
</p>
<h2>Verwerkingsverantwoordelijke vs. Verwerker</h2>
<p>
  Deze privacyverklaring is van toepassing op de situaties waarin wij de
  <strong>Verwerkingsverantwoordelijke</strong> zijn. Dit betekent dat wij zelf
  het doel en de middelen bepalen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit is
  het geval wanneer:
</p>
<ul>
  <li>U onze website ({{website_url}}) bezoekt.</li>
  <li>U contact met ons opneemt (bijv. voor een demo, offerte of support).</li>
  <li>
    U een zakelijke relatie met ons aangaat (als contactpersoon bij een klant of
    leverancier).
  </li>
</ul>
<h3>Onze rol als Verwerker (voor de Dienst)</h3>
<p>
  Wanneer u als bestuursorgaan (onze "Klant") onze Dienst gebruikt, verwerkt onze
  software mogelijk persoonsgegevens die u of derden daarin plaatsen. In die
  situatie bent u de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de
  <strong>Verwerker</strong>. De afspraken over deze verwerking, beveiliging en
  vertrouwelijkheid zijn vastgelegd in een separate
  <strong>Verwerkersovereenkomst</strong>, conform Artikel 28 van de AVG. Deze
  privacyverklaring is op die specifieke verwerkingen niet van toepassing.
</p>
<hr />
<h2>Welke gegevens verzamelen wij en waarom?</h2>
<p>
  Als Verwerkingsverantwoordelijke verzamelen wij de volgende gegevens voor de
  volgende doelen en op basis van de volgende rechtsgronden:
</p>
<h3>1. Contact & Communicatie</h3>
<p>
  Wanneer u contact met ons opneemt via een contactformulier, demo-aanvraag,
  e-mail of telefoon.
</p>
<ul>
  <li>
    <strong>Gegevens:</strong> Naam, e-mailadres, telefoonnummer,
    organisatienaam en de inhoud van uw bericht.
  </li>
  <li>
    <strong>Doel:</strong> Uw vraag beantwoorden, u van de gevraagde informatie
    voorzien (zoals een demo of offerte), en onze dienstverlening uitvoeren.
  </li>
  <li>
    <strong>Rechtsgrond:</strong> (Pre)contractuele noodzaak (het uitvoeren van
    uw verzoek) of ons gerechtvaardigd belang (zakelijke communicatie).
  </li>
</ul>
<h3>2. Uitvoering van de overeenkomst (onze Klanten)</h3>
<p>
  Wanneer u Klant bij ons wordt, verwerken wij gegevens van de opgegeven
  contactpersonen.
</p>
<ul>
  <li>
    <strong>Gegevens:</strong> Zakelijke contactgegevens (naam, e-mail,
    telefoonnummer, functie) van onze contactpersonen bij het bestuursorgaan.
  </li>
  <li>
    <strong>Doel:</strong> Contractbeheer, facturatie, het verlenen van support
    en het informeren over (belangrijke updates van) de Dienst.
  </li>
  <li><strong>Rechtsgrond:</strong> Uitvoering van de overeenkomst.</li>
</ul>
<h3>3. Marketing (Nieuwsbrieven)</h3>
<p>
  Wij sturen mogelijk periodiek een nieuwsbrief over onze Dienst of over
  ontwikkelingen in het vakgebied (openbaarmaking, Woo, etc.).
</p>
<ul>
  <li><strong>Gegevens:</strong> E-mailadres (en eventueel naam).</li>
  <li>
    <strong>Doel:</strong> U op de hoogte houden van nieuws en ontwikkelingen.
  </li>
  <li>
    <strong>Rechtsgrond:</strong> Uw expliciete toestemming (opt-in). U kunt zich
    voor elke nieuwsbrief eenvoudig afmelden via de link onderaan de e-mail.
  </li>
</ul>
<h3>4. Website Analyse & Verbetering</h3>
<p>
  Om onze website te verbeteren, gebruiken wij (analytische) cookies.
</p>
<ul>
  <li>
    <strong>Gegevens:</strong> Geanonimiseerd IP-adres, surfgedrag, gebruikte
    browser en apparaat.
  </li>
  <li>
    <strong>Doel:</strong> Het analyseren van websitebezoek om de effectiviteit
    en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.
  </li>
  <li>
    <strong>Rechtsgrond:</strong> Toestemming (voor niet-essentiële cookies) of
    gerechtvaardigd belang (voor geanonimiseerde statistieken, mits correct
    ingesteld). Zie ons Cookiebeleid voor details.
  </li>
</ul>
<h2>Bewaartermijnen</h2>
<p>
  Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te
  realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, tenzij een wettelijke
  bewaarplicht anders voorschrijft.
</p>
<ul>
  <li>
    <strong>Contactformulieren:</strong> Wij bewaren gegevens uit
    contactformulieren maximaal {{bewaartermijn_contactformulier}} na afronding
    van het contact.
  </li>
  <li>
    <strong>Klantgegevens (administratie):</strong> Financiële gegevens (zoals
    facturen) bewaren wij 7 jaar, conform de wettelijke verplichting van de
    Belastingdienst.
  </li>
  <li>
    <strong>Nieuwsbrief:</strong> Zolang u ingeschreven staat. Na uitschrijving
    wordt u direct uit de verzendlijst verwijderd.
  </li>
</ul>
<h2>Delen van gegevens met derden</h2>
<p>
  Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend
  met partijen (verwerkers) die ons helpen bij onze bedrijfsvoering, of wanneer
  wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
</p>
<p>Dit zijn bijvoorbeeld:</p>
<ul>
  <li>
    <strong>Hostingprovider:</strong> Voor de hosting van onze website en
    databases (Naam: {{hosting_partij_naam}}, Locatie:
    {{hosting_partij_locatie}}).
  </li>
  <li>
    <strong>CRM-systeem:</strong> Voor het beheer van onze klantrelaties (Naam:
    {{crm_systeem_naam}}).
  </li>
  <li>
    <strong>Boekhoudsoftware:</strong> Voor onze financiële administratie (Naam:
    {{boekhoud_software_naam}}).
  </li>
</ul>
<p>
  Met al deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die de
  veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens waarborgt. Wij streven ernaar
  om gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te
  verwerken.
</p>
<h2>Beveiliging</h2>
<p>
  Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische
  en organisatorische maatregelen (TOM's) genomen om misbruik, verlies,
  onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen
  te gaan. Denk hierbij aan SSL/TLS-encryptie, toegangsbeveiliging,
  tweefactorauthenticatie en periodieke beveiligingsscans.
</p>
<h2>Uw rechten (AVG)</h2>
<p>
  U heeft te allen tijde het recht op inzage, rectificatie, verwijdering
  (vergetelheid), beperking van de verwerking, en dataportabiliteit van uw
  persoonsgegevens. Ook heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
  en om uw eventueel gegeven toestemming in te trekken.
</p>
<p>
  Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u een verzoek sturen naar
  {{privacy_email_adres}}. Wij kunnen u vragen om u adequaat te identificeren
  voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.
</p>
<h2>Klachten</h2>
<p>
  Indien u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens,
  hopen wij dat u eerst contact met ons opneemt. Mocht dit niet tot een oplossing
  leiden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de nationale
  toezichthouder, de <strong>Autoriteit Persoonsgegevens (AP)</strong>.
</p>
<h2>Wijzigingen</h2>
<p>
  Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen
  worden op onze website gepubliceerd. De datum van de laatste update vindt u
  altijd bovenaan dit document.
</p>